Sistema Universe
Gestão Acadêmica, Financeira e Comercial em uma única plataforma
Desenvolvimento e entrega por JSF Telecom para a Universe Educacional, com base no Documento de Requisitos — Ayla Nobre Consultoria Estratégica.
Três frentes que hoje não conversam
A operação da Universe acontece em comercial, acadêmico e financeiro — mas o aluno é o mesmo em todas elas. Sem um registro único, cada área recadastra, reconcilia e perde tempo.
Reservas, turmas e contratos controlados fora de um funil consolidado — difícil saber quantos leads ainda não converteram.
Notas, frequência e situação por disciplina sem ligação direta com a matrícula e com a liberação de certificado.
Falhas de cobrança, inadimplência e negociações acompanhadas manualmente, sem visão gerencial de resultado.
JSF Telecom · Sistema UniverseCadastro único do aluno
O Aluno é a entidade mestre. Toda tabela de todos os módulos referencia o mesmo ID — nunca um cadastro paralelo.
- A pessoa é registrada uma única vez, na Reserva, com dados básicos.
- Reserva confirmada cria automaticamente Matrícula, registro Financeiro e habilita Acadêmico e CRM.
- Cada mudança de fase dispara as tarefas da equipe responsável.
- Qualquer módulo abre a visão consolidada: Cadastrais | Financeiro | Acadêmico | Documentos | Tarefas.
JSF Telecom · Sistema UniverseDo primeiro contato ao certificado
Entra no funil já na Reserva — o sistema não cobre pré-venda.
Reservada → Confirmada (matrícula paga) → Cancelada com reembolso.
Criada automaticamente, contrato eletrônico e geração das parcelas.
Disciplinas, notas, frequência mínima de 75% e cobrança recorrente.
Liberado com aprovação em todas as disciplinas e situação financeira quite.
Nenhum recadastramento manual entre etapas: cada transição é um gatilho do sistema, não uma planilha nova.
JSF Telecom · Sistema UniverseNove módulos sobre um só registro
Turmas, vagas, mínimo e data-limite
Porta de entrada do aluno na turma
Contrato eletrônico e geração financeira
Cobrança, falhas, inadimplência, negociações
Disciplinas, notas e frequência
Regras de liberação e bloqueio
Funil kanban por estágio
Quatro camadas de indicadores
Custos, DRE e EBITDA
JSF Telecom · Sistema UniverseMapa mental do projeto
do aluno
- CRM / Pipeline (3.7)
- Reservas (3.2)
- Matrícula e contrato (3.3)
- Calendário e Turmas (3.1)
- Disciplinas e Notas (3.5)
- Frequência 75% e Certificado (3.6)
- Cobrança recorrente (3.4)
- Falhas e Inadimplência
- Negociações e acordos
- Dashboard de KPIs (3.8)
- DRE / EBITDA (3.9)
- Tarefas automáticas e evidências
JSF Telecom · Sistema UniverseSeis perfis, escopo de edição controlado
| Perfil | Escopo de edição | Visão nos demais módulos |
|---|---|---|
| Admin | Total — todos os módulos | Total, único com edição cruzada |
| Comercial | Calendário, Turmas, Reservas, Matrícula (contrato), CRM/Pipeline | Leitura limitada em Financeiro e Acadêmico (só status) |
| Financeiro | Cobrança, Falhas, Negociações, Inadimplência, Custos, DRE | Leitura de status em Matrícula e Certificados |
| Gerência Acadêmica | Disciplinas, Notas (supervisão), Frequência, Certificados | Leitura limitada em Matrícula e Financeiro |
| Operacional | Tarefas, apoio documental, upload de evidências | Leitura no restante |
| Professor | Notas e Frequência das disciplinas vinculadas a ele | Sem acesso a Financeiro, Comercial ou outros professores |
JSF Telecom · Sistema UniverseCalendário Acadêmico e Turmas
- Turma com número fixo de vagas e mínimo de alunos para viabilizar a abertura.
- Data-limite de decisão: sem o mínimo até a data, a turma é cancelada.
- Reservas e custos variáveis podem ser vinculados diretamente à turma.
Em captação → Cancelada
Dispara tarefa para o Comercial X dias antes da data-limite (configurável).
JSF Telecom · Sistema UniverseReservas — a porta de entrada
- Toda entrada de aluno em uma turma passa primeiro por Reserva.
- Se a turma não acontecer, a reserva cai e o aluno recebe reembolso.
- A confirmação exige matrícula paga e turma com o mínimo atingido — e dispara a cobrança da mensalidade.
“Vagas Confirmadas” é sempre a contagem de reservas com status Confirmada.
Nunca reservas brutas.
JSF Telecom · Sistema UniverseMatrícula e contrato eletrônico
- Criada automaticamente quando a Reserva muda para Confirmada.
- Contrato com assinatura eletrônica: Pendente de assinatura / Assinado / Cancelado.
- É o registro que dispara a criação dos registros financeiros do aluno — quantidade de parcelas, data de pagamento e demais condições.
- Upload do contrato assinado e dos documentos do aluno vinculados ao mesmo ID.
JSF Telecom · Sistema Universe
Financeiro — cobrança e recuperação
- Cobrança recorrente no cartão, com vencimento definido por aluno entre os dias 1 e 15.
- Falha de cobrança gera registro imediato no dia 0 — sem esperar o ciclo de inadimplência.
- Inadimplência formal declarada entre 15 e 30 dias sem pagamento; o acesso ao curso é mantido até a renovação semestral.
- Persistindo sem negociação, o desfecho é boleto protestado entre 60 e 90 dias.
Desconto, parcelamento ou carência — com cadastro prévio de regras e aprovação da gerência financeira conforme o valor em aberto, evitando desconto aplicado por conta própria.
JSF Telecom · Sistema UniverseAcadêmico — disciplinas, notas e frequência
O curso é composto por múltiplas disciplinas/módulos, cada uma com nota mínima de aprovação própria.
Frequência registrada aula a aula, com exigência mínima de 75% de presença.
Lança notas e frequência apenas das disciplinas às quais está vinculado, sem acesso a dados financeiros ou de outros professores.
JSF Telecom · Sistema Universe
Certificado
Emitido somente quando o aluno está aprovado em todas as disciplinas e financeiramente quite.
JSF Telecom · Sistema UniverseCRM / Pipeline de vendas
Lead quente registrado
Matrícula ainda não paga
Vaga conta como confirmada
Aluno em curso
Responde de imediato “quantos leads ainda não converteram” e “quantos estão aguardando pagamento”, sem abrir registro por registro.
O funil começa na Reserva — não cobre pré-venda — e permite criação de novos status pela equipe.
JSF Telecom · Sistema UniverseDashboard de KPIs em quatro camadas
Conversão do funil, reservas confirmadas, turmas viáveis
Falhas de cobrança, inadimplência, recuperação por negociação
Aprovação por disciplina, frequência, conclusão e certificados
EBITDA, margem de contribuição, ponto de equilíbrio, ciclo financeiro
A camada Financeiro Estratégico é alimentada pelo módulo Financeiro Gerencial (3.9).
JSF Telecom · Sistema UniverseFinanceiro Gerencial — DRE e EBITDA
- Cada custo tem Data de Competência e Data de Pagamento separadas, permitindo medir o prazo médio de pagamento.
- Categoria extensível, Centro de Custo alinhado aos perfis e classificação Fixo ou Variável.
- Vínculo opcional à Turma para custo variável atribuível, com upload de comprovante.
- Receita Reconhecida (competência) x Receita Recebida (caixa): a diferença é a inadimplência do período.
JSF Telecom · Sistema UniverseMotor de tarefas automáticas
| Gatilho | Responsável | Quando dispara |
|---|---|---|
| Falha de cobrança sem contato registrado | Financeiro | No dia 0 da falha, sem esperar o ciclo de inadimplência |
| Turma próxima da data-limite sem atingir o mínimo | Comercial | X dias antes da data-limite (configurável) |
| Contrato pendente de assinatura | Comercial | X dias após a confirmação da matrícula (configurável) |
| Renovação semestral com pendência financeira | Financeiro | X dias antes da renovação (configurável) |
JSF Telecom · Sistema UniverseUpload de evidências no lugar de integrações
Sem integração de API com gateway de pagamento ou assinatura eletrônica na v1: cada evidência é anexada manualmente ao registro correspondente, sempre pelo mesmo ID de aluno.
JSF Telecom · Sistema UniverseRequisitos não funcionais
| Requisito | Definição |
|---|---|
| Plataforma | Web, acessível pelo navegador |
| Volume esperado | 100 a 500 alunos ativos no primeiro ano — arquitetura dimensionada com margem de crescimento |
| Integrações externas | Verificar a existência de API da Sponte |
| Log de auditoria | Obrigatório em todos os registros: usuário, campo alterado, valor anterior/novo, data e horário |
| Proteção de dados | CPF, dados de pagamento e documentos tratados sob a LGPD desde o desenho: acesso por perfil, auditoria e política de retenção |
| Notificações | Nenhuma por e-mail ou WhatsApp na v1 — tarefas apenas na lista interna |
JSF Telecom · Sistema UniverseRoadmap de entrega em 6 fases
Turmas, Reservas, Matrícula, contrato e upload de documentos. Dados iniciais do sistema.
Depende da Fase 1 já gerando dados reais.
Cobrança, falhas, negociação e inadimplência. A 1ª mensalidade é disparada pela Fase 1.
Disciplinas, notas, frequência e certificado.
Lançamentos de custo e DRE; o cálculo depende da Fase 3.
Escopo a detalhar em conjunto com a Universe.
O Motor de Tarefas Automáticas é implementado em paralelo, à medida que cada gatilho pertence a um módulo já entregue. A tabela de custos pode ser construída desde o início.
JSF Telecom · Sistema UniversePrévia das telas do sistema
As telas a seguir traduzem os requisitos em interface: como o cadastro único, o pipeline, a cobrança e o DRE aparecem no dia a dia de quem opera.
Visão de aquisição e funil em uma tela só
O mesmo ID atravessando todos os módulos
DRE calculado, não digitado
JSF Telecom · Sistema UniverseDashboard de KPIs
JSF Telecom · Sistema UniverseCRM / Pipeline de vendas
JSF Telecom · Sistema UniverseFicha do aluno
| Campo | Valor |
|---|---|
| Origem | Reserva #R-0142 confirmada |
| Status da matrícula | Ativa |
| Contrato | Assinado |
| Parcelas | 12x · vencimento dia 10 |
| Renovação | Semestral |
JSF Telecom · Sistema UniverseFinanceiro — cobranças e negociação
| Aluno | Turma | Valor | Status |
|---|---|---|---|
| Aluno exemplo 06 | LOG-01 | R$ 480,00 | Paga · 10/03 |
| Aluno exemplo 04 | ENF-01 | R$ 620,00 | Falha de cobrança · dia 0 |
| Aluno exemplo 11 | ADM-02 | R$ 390,00 | Inadimplente · 22 dias |
| Aluno exemplo 12 | ENF-01 | R$ 620,00 | Negociação aprovada |
| Aluno exemplo 13 | LOG-01 | R$ 480,00 | Paga · 10/03 |
| Aluno exemplo 14 | ADM-02 | R$ 390,00 | Boleto protestado · 74 dias |
JSF Telecom · Sistema UniverseAcadêmico — notas e frequência
| Aluno | Nota | Frequência | Situação final |
|---|---|---|---|
| Aluno exemplo 06 | 8,5 | 92% | Aprovado |
| Aluno exemplo 10 | 7,2 | 81% | Aprovado |
| Aluno exemplo 13 | 6,1 | 88% | Reprovado por Nota |
| Aluno exemplo 16 | 8,0 | 68% | Reprovado por Falta |
| Aluno exemplo 17 | 9,1 | 96% | Aprovado |
| Aluno exemplo 18 | — | 74% | Em andamento |
Presença mínima registrada aula a aula. Abaixo disso, a situação final é Reprovado por Falta, mesmo com nota suficiente.
JSF Telecom · Sistema UniverseFinanceiro Gerencial — DRE
A diferença entre as duas linhas é a inadimplência do período.
JSF Telecom · Sistema UniverseUm sistema, um aluno, uma fonte de verdade.
Aprovação deste documento de requisitos com a Universe.
Modelagem de Turmas, Reservas e Matrícula com contrato.
Definição de marcos, ambiente e rotina de acompanhamento.
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